以前

場景一：會議室真的很難訂。下周一安排了和供應商交流會，小李周四一早就來到公司，顧不上吃飯，就到前臺排隊等著訂會議室，在小李前面已經有3個人在等著了。8點鐘，前臺MM來了，拿出會議室登記本，依次登記，等輪到小李一看，下周一的會議室已經訂完了，真是欲哭無淚，只好再到別的樓層排隊碰運氣。

場景二：一般人我不告訴他。領導臨時要開一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問候了所有前臺美女，時間過了半個小時，還是沒有找到會議室，只好求助于“會議室預訂達人”帥哥小王，小王拿起電話：

“張美女，21層有空會議室嗎？”“沒有。”

“劉美女，22層有會議室嗎？”“都用著。”

“陳美女，23層有會議室嗎？”“等等啊，我幫你看看領導還開會不。”

1分鐘后，“2會領導會議取消了，你來用吧，我給你留著。”

謝天謝地，終于找到會議室了，暗暗發誓，一定要想辦法和前臺MM搞好關系。

改變

根據集團領導“全面實現信息化管理”的工作要求，會議室預訂系統作為一個重要的信息化項目列入研發計劃，我很榮幸接到了這項任務。“要做就做最好”是每一個萬達人做事的態度，既然要做，我們就要做最好用的會議室預訂系統，我們不僅要能在電腦上預訂會議室，我們還能在手機上預訂；不僅在公司能預訂會議室，在家里、上班路上、任何地方也都能預訂會議室。

項目開始之初，項目小組參觀了幾個兄弟公司，吸收他們的經驗和教訓；與行政部領導、前臺會議室管理員、各部門員工溝通交流，從不同的用戶角度聽取他們對會議室預訂系統的需求，特別是集團行政部領導，多次和我們一起進行需求和方案的討論，從會議室使用和管理的角度提出了許多有益的建議；在信息管理中心內部廣發英雄帖，有相關經驗的同事也紛紛獻計獻策。綜合各方需求和建議，我們確定了會議室管理系統的初步方案。

集團信息中心總經理朱戰備和行政部總經理姜國洲多次聽取匯報，并作出了一些方向性的指示：

“本樓層的人員應該可以優先使用本樓層的會議室……”

“需要有一定的管理手段，保證會議室有效使用……”

“對違規使用會議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會議室資源……”

“操作方式要讓用戶使用起來更方便，用戶的體驗是最重要的……”

“細節決定成敗”，信息管理中心副總經理羅震全程關注和指導，要求項目組對每一個細節仔細推敲，每一項功能、頁面每一種配色、每一處文字的字體及大小、每一個按鈕的位置、每一個提示信息都反復進行優化調整。經過項目組全體人員的努力，萬達集團會議室預訂系統于10月份開始正式在集團上線使用，憑借技術先進性、使用的方便性、功能的完備性，會議室預訂系統很快在全集團得到推廣，獲得了一致好評。

會議室預訂系統的宣傳口號：“搖一搖，輕松預訂；掃一掃，快速簽到。”

現在

場景一：訂會議室就是這么簡單。下周一要和供應商交流，小李周四早上來到公司，坐在餐廳，悠閑地吃著早餐，看到8點會議室預訂開放時間到了，邊吃肉餅邊打開手機，1分鐘后，成功預訂了下周一的會議室。

場景二：領導自己搖。領導臨時安排一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李不慌不忙，拿出手機，輕輕一搖，馬上找到一個會議室并成功預訂，領導一看，行了，以后不用你找會議室了，我自己搖吧。

會議室預訂系統讓所有人隨時看到每個會議室的使用情況，方便用戶在會議室空閑時及時使用，極大地提高了會議室的使用效率，根據我們對10月份會議室使用效率的統計，以每個工作日8個小時有效工作時間基數計算，集團會議室的使用效率高達83%。根據我們的抽樣調查，會議室預訂系統上線前，每個員工平均每周花費在找會議室的時間至少在15分鐘以上，按照集團1000名員工計算，每周15000分鐘，每月超過60000分鐘，相當于5個人一個月的工作量。不算不知道，一算嚇一跳，小小會議室預訂系統至少能為集團節省5個人力的工作量，按照集團員工的平均工資計算，每年上百萬。

會議室預訂系統上線前，每層的會議室管理員每天必須早上8點前來到公司，為大家預訂會議室，每天有約一半的時間忙于接聽找會議室的電話，安排協調會議室的使用，會議室預訂系統上線后，除了處理一些特殊需求外，基本不再為會議室管理花費太多的時間，可以有更多的時間來處理領導交辦的其他工作。

對來萬達的訪客來說，會議室預訂系統是他們首先有機會接觸到的信息系統，毫不夸張地說，會議室預訂系統在一定程度上代表了企業的IT形象。當一個合作伙伴的人員來公司交流，看到我們搖一搖預訂會議室、掃一掃進行簽到，對我們的會議室預訂系統給予很高的評價時，作為萬達人，我驕傲；作為萬達信息人，我更自豪。會議室預訂系統集團總部成功運用后，下一步將向所有下屬公司推廣，以切實提高整個集團的行政辦公效率。